Les fêtes de fin d’année arrivent à grand pas et le choix d’organiser une fête à thème va peut-être s’imposer naturellement pour certains d’entre vous. Pour vous permettre de l’organiser en toute sérénité et sans perdre trop de temps, retrouvez quelques unes de mes astuces.
Par où commencer ?
#1 | Définir le thème
Cela paraît assez évident mais parfois le sujet est le plus dur à trouver ! Piochez dans ce que vous aimez, films, séries, livres, voyages… il y a beaucoup de choses à explorer 😉
Une fois que c’est fait, concentrez-vous sur ce qui le caractérise :
- les matériaux (lorsque c’est très révélateur, par exemple : le sable pour une soirée sous les tropiques)
- les couleurs
- les accessoires incontournables
Si l’on prend le thème Gatsby par exemple, on pense à l’or et le doré, le noir et aux plumes, perles, paillettes…
MON CONSEIL : faire un mini-brainstorming, seule ou à plusieurs, sur le thème retenu pour dresser une liste qui servira de base à la décoration.
#2 | Dresser son plan d’action
Une fois que vous avez votre idée de base, rentrez un peu plus dans le concret !
Régler les détails logistiques : combien ? où ? qui ? quoi ? comment ?
Pensez dès le départ à vous fixer un budget et à vous y tenir ! Il n’y a rien de pire que vouloir organiser une petite fête et puis de se retrouver en fin de compte avec une note très salée. Ensuite, réfléchissez au « où ». Quel sera le lieu de la fête ? Chez vous, en extérieur, en intérieur ? Définissez-le rapidement aussi car il aura des conséquences sur le « qui » aka le nombre de convives et sur le « quoi » : le format de la fête. Une fois que c’est fait, dressez votre liste d’invités.
Enfin, réfléchissez au « quoi » (un dîner, un brunch, un goûter, un déjeuner…) et spécifiez-le avec le « comment » : un dîner sous forme de buffet, un déjeuner barbecue…
Dresser sa shopping-list
Lorsque vous avez répondu à tous ces éléments, vous pouvez passer à la meilleure partie, la shopping-list !
Pour une meilleure vision des choses (et gestion de votre budget), divisez-la en 3 :
- repas
- animation
- décoration
Si vous faites appel à des prestataires extérieurs tels qu’un traiteur ou pâtissier pour le repas, un loueur de photomaton pour l’animation ou un décorateur pour la déco, inutile de détailler les actions à faire ! Si vous faites tout toute seule, soyez précise dans les actions à réaliser. Cela vous évitera d’oublier une tâche et surtout d’être submergée le D-DAY.
Cette étape peut paraître chronophage mais en réalité, elle permet de gagner beaucoup de temps lorsqu’il sera temps de passer à l’action. Elle vous permet aussi de dresser la liste des incontournables et de sonder vos placards avant d’acheter.
S’organiser
Là encore, organisez votre « to-do » en 3 catégories :
- À préparer le jour-j
- À préparer avant le jour-j
- Sans préparation
Cette technique marche pour tout ! La gestion de la décoration évidemment, mais aussi la préparation du repas, la mise en place d’une animation… que ce soit une fête à petite ou grande échelle !
MON CONSEIL : miser un maximum sur l’anticipation. C’est la règle de survie n°1 ! En effet, on ne sait jamais ce qui peut arriver : un coup de fatigue, une course de dernière minute à réaliser… beaucoup de choses qui peuvent vite vous faire dévier du planning initial et causer du stress inutile.
Évidemment, si cette partie vous effraye, que vous êtes sur un évènement d’envergure et que vous en avez les moyens, déléguez à des prestataires de qualité ! Autrement, si vous faites tout, toute seule, planifiez et vous m’en remercierez 😉
Pour vous aider, téléchargez le guide ci-dessous.
Passer à l’action
#1 | Inviter
C’est officiel ! En lançant les invitations (physiques ou numériques) vous rentrez déjà dans la fête. Concevez-la dans l’esprit de votre soirée pour mettre vos convives dans l’ambiance et annoncez le dress-code ! Là encore, si c’est un évènement important, anticipez l’envoi des invitations pour avoir un maximum de présents.
MON CONSEIL : demander une confirmation de présence assez tôt même pour une petite fête entre amis. Cela permet en effet, de pouvoir prévoir la bonne quantité lorsque vous procéderez aux achats.
#2 | Acheter
Lorsque votre liste d’invités est presque définitive (« presque » car elle ne l’est jamais réellement, il y a TOUJOURS des changements) vous pouvez partir en shopping en vous aidant de la liste rédigée en amont. N’oubliez pas de l’actualiser au niveau des quantités si vous avez eu de gros changements !
#3 | Préparer & installer
Le D-DAY approche ! Gardez en tête que « ce qui est fait n’est plus à faire » même pour les plus petites tâches car le jour-j un tas de petites tâches se transforme en une montagne de grosses tâches ! L’idée c’est quand même que vous puissiez profiter de votre fête sans être complètement à plat à cause de la préparation 😉
Reprenez donc votre planning et tenez vous-y.
MON CONSEIL : installez par « pôle ». On essaye de ne pas se disperser, on réalise une tâche de A à Z. Par exemple, si vous commencez à installer le candy bar, faites-le jusqu’au bout même si de l’autre côté de la pièce on vous appelle sur autre chose. Prenez le temps de finir votre tâche en cours pour pouvoir vous consacrez pleinement à la suivante.
Aussi, pour vous aider, le mieux est de réunir la veille de votre évènement par exemple, dans des caisses ou sacs, tous les objets destinés à un même pôle. Comme ça, vous n’oubliez rien et surtout, si vous recevez de l’aide, la personne est autonome.
Le rôle de la déco dans tout ça ?
On a beaucoup parlé d’organisation jusqu’à présent mais assez peu de décoration. Pourtant, dans un évènement à thème, la décoration est centrale. C’est par cela que les convives sont immergés dans l’ambiance. Alors mettez le paquet ! Si vous avez besoin de conseils sur la décoration de fête, vous pouvez lire ou relire cet article.
Que pensez-vous des fêtes à thème ?
Est-ce que vous en avez prévu une pour le réveillon du Nouvel An ? Dites-moi tout en commentaire et n’oubliez pas de télécharger votre guide gratuit !